ค้นหา
  • moonlight-academy

เรื่องเล่า จากประสบการณ์จริง เจ็บจริง ในการบริหารโครงการ

อัพเดตเมื่อ: 6 ก.ย. 2019



สวัสดีครับ ผมศิวกร PMP เรื่องที่ผมจะมาเล่าในวันนี้ เป็นเรื่องเล่าจากประสบการณ์ในการบริหารโครงการของผมเอง โดยผมจะเริ่มเล่าตั้งแต่เริ่มโครงการ ไปจนจบโครงการ ว่าต้องทำอะไร เจอปัญหาอะไร และแก้ไขปัญหาอย่างไร รวมถึงนำองค์ความรู้จาก Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) มาใช้ได้อย่างไร ผมจะขอแบ่งการเล่าเรื่อง ออกเป็น 4 เฟส ตามวัฎจักรของโครงการดังนี้




1) Initiating Phase


เป็นช่วงเริ่มต้นโครงการ ในช่วงนี้ผมได้มีการเขียน Project Charter หรือข้อเสนอโครงการด้วย

สิ่งสำคัญเลยที่ผมได้เรียนรู้จาก PMBOK คือ ก่อนที่เราจะเริ่มเขียนโครงการ เราจะต้องทำการวิเคราะห์มูลค่าของโครงการที่เราทำ ว่ามีความคุ้มค่าไหม ที่จะลงทุน และทันต่อเวลาไหม ยกตัวอย่างครับ สมมุติว่าคุณได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการโครงการ ผลิตสมาร์ทโฟนโมเดลรุ่นใหม่ แต่ปรากฎว่าใช้เวลาทำ 2 ปี แต่ในช่วงเวลา 2 ปีอาจจะมีคู่แข่งทางธุรกิจชิงตัดหน้าออกโมเดลใหม่ไปก่อน หรือว่าเทรนของสมาร์ทโฟนเปลี่ยนไป นั่นหมายความว่าถึงแม้คุณจะบริหาร คน เวลา งบประมาณเป็นไปตามแผนของโครงการ แต่เมื่อโครงการเสร็จสิ้น อาจไม่ได้สร้างมูลค่าหรือกำไรให้


สำหรับข้อเสนอโครงการ ถึงแม้ไม่สามารถเอามาเป็นสัญญาในข้อกฎหมายได้ แต่ว่าในข้อเสนอโครงการ จะประกอบไปด้วย วัตถุประสงค์ของโครงการ งบประมาณ เวลาเริ่ม และ เสร็จ ความเสี่ยง รวมถึงข้อกำหนด และเงื่อนไขอื่นๆ ซึ่งถือเป็นคำมั่นสัญญา หากคุณได้รับปากไปแล้วรวมถึงลงนามในข้อเสนอโครงการ นั่นหมายความว่าคุณก็จะเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงของโครงการนั่นเอง


จุดนี้ใน PMBOK บอกไว้นะครับว่า หากโครงการใดที่เรารู้อยู่แล้วว่ามันเป็นไปไม่ได้ ก็อย่าไปรับปากครับ ไม่ได้ก็บอกไม่ได้ แต่ทีนี้ผมเข้าใจนะว่าสไตล์คนไทย อะไรก็ครับไว้ก่อน หากเราปฎิเสธไปตรงๆ แล้วเราจะมีงานทำไหม จากประสบการณ์ผมเอง ผมจะบอกว่าทำได้ครับ แต่มีเงื่อนไขว่าโครงการ อาจมีงบประมาณที่เพิ่มขึ้น หรือ ต้องเลื่อนเวลาเสร็จออกไป 1–2 เดือน แต่ถ้าเจ้าของโครงการหรือนายจ้างเรายังดื้อหัวชนฝาอีก เราก็ต้องรับปากทำครับ แต่ให้บันทึกการประชุมไปครับว่าเราได้มีการแจ้งปัญหาต่างๆไว้ตั้งแต่เริ่มโครงการแล้ว ป้องกันเอาไว้ในกรณีที่โครงการเกิดมีปัญหา เราจะได้ไม่ต้องมาเป็นแพะรับบาป


2) Planning Phase


กระบวนการ Planning เป็นกระบวนการที่เราต้องวางแผนโครงการของเรา โดยก่อนที่ผมจะไปอบรม ผมรู้แค่เรื่อง Schedule Management Plan เท่านั้นเอง สิ่งที่ผมได้เรียนรู้จาก PMBOK ก็คือเราต้องมีการวางแผนแบบ 360 องศา ซึ่งประกอบไปด้วย



ทุกแผนจะพูดถึงเรื่อง How management ? คือเราจะจัดการอย่างไรในแต่ละเรื่อง เช่น Scope Management Plan , คุณจะกำหนดขอบเขตของโครงการได้อย่างไร และจะตรวจสอบและควบคุม Scope ได้อย่างไร


มีเรื่องนึงที่ผมมีข้อสงสัยอยู่ว่าการวางแผนทั้งหลายแหล่ ทำไมมันมาอยู่ในช่วง Planning Phase เราไม่ได้เริ่มวางแผนตั้งแต่ Initial Phase หรือ? เพราะความเป็นจริงแล้วก่อนที่ Proposal หรือข้อเสนอโครงการจะได้รับการอนุมัติ มันก็ต้องมีการวางแผน เรื่องคน เรื่อง เวลา และงบประมาณมาก่อนแล้วถึงจะกำหนดได้ไม่ใช่หรือ?


สำหรับคำตอบ จากประสบการณ์ของผมเอง ผมคิดว่าจริงๆแล้ว ในข้อเสนอโครงการของเรา มันจะเป็นการประมาณการแบบคร่าวๆ ยังไม่มีความชัดเจนของแผนครับ เช่น วิธีการในการดำเนินงาน การจัดการต่างๆ


ดังนั้นใน Planning Phase เองจึงต้องทำทุกอย่างให้ชัดเจนครับว่าเราวางแผนแต่ละเรื่องไว้อย่างไร ผมยกตัวอย่างให้นึกภาพตามได้นะครับ เช่น เรามีโครงการที่จะเดินทางจากกรุงเทพ ไป เชียงใหม่ คุณจะวางแผนการเดินทางอย่างไร ? ฟังดูเหมือนเป็นเรื่องง่ายๆนะครับ แต่ถ้าลองวางแผนตามกรอบของ PMBOK ก็ดูเหมือนจะไม่ง่ายซะทีเดียว ผมจะลองยกตัวอย่างในการวางแผนให้ฟังนะครับ เช่น


  • Plan Scope เป็นการวางแผนการกำหนดขอบเขตงาน เช่นเป้าหมายของเราคือต้องการเดินทางจากกรุงเทพ ไป เชียงใหม่ แต่ Scope มันกว้างเกินไปครับ เราต้องกำหนด Scope ให้แคบและชัดเจนก่อนครับ ไม่ให้เจ้า Scope มันดิ้นได้ ไม่งั้นจะเกิดการ Change request ตามมา ยกตัวอย่างการกำหนด Scope เช่น ว่าจะไปเที่ยวที่ไหนของเชียงใหม่ จะไปโดย รถ หรือ เครื่องบิน มีข้อกำหนด เรื่อง ระยะเวลา งบประมาณไว้ไหม

  • Plan Risk เป็นการวางแผนความเสี่ยง เช่นเรามีความเสี่ยงอะไรบ้างในการเดินทางจากกรุงเทพ ไป เชียงใหม่ เราควรระบุความเสี่ยงเหล่านั้นออกมาก่อน เช่น รถเสีย ยางแตกระหว่างทาง น้ำมันหมด หรือหลงทาง จากนั้นแล้วเราจะจัดการลดความเสี่ยงเรานี้ได้อย่างไร มีแผนอะไรที่ต้องดำเนินการเพื่อลดความเสี่ยง

เห็นไหมครับ นี่แค่เรื่องง่ายๆ เรายังเห็นเลยว่าการวางแผนโครงการให้ครอบคลุมทุกเรื่องมันไม่ง่ายเลยโดยเฉพาะ โครงการขนาดใหญ่ และยังต้องใช้เวลานานอีกด้วย ในความเป็นจริงเราไม่สามารถวางแผนได้ซะทุกอย่างหลอกครับ เพราะเรามีเวลา มีคน มีงบประมาณที่จำกัด แต่เราสามารถวางแผนแบบค่อยเป็นค่อยไปได้ เช่น ใน Planning Phase เราวางแผนแบบกว้างไว้ก่อน แต่พอเริ่มลงมือทำเราค่อยมาใส่รายละเอียดในแผนของเราให้มันสมบูรณ์มากขึ้น


เช่น วางแผนว่าจะสร้างรถยนต์ต้นแบบ ช่วงแรกเราอาจจะรู้แค่ว่า ต้องมีชิ้นส่วน มีงานอะไรหลักๆที่ต้องทำ เช่นต้องวาดแบบก่อน , ต้องมีล้อรถ , หลังคา แต่ยังไม่รู้รายละเอียด พอเริ่มเข้า Execute Phase เราเริ่มมี Engineer มาช่วยเราออกแบบ เราก็จะรู้รายละเอียดที่ต้องทำเพิ่มมากขึ้น เราก็ค่อยมาปรับแผนของเราให้มันสอดคล้องกับความเป็นจริงมากขึ้นนั่นเอง


สำหรับผมเอง ผมคิดว่าช่วง Planning Phase เป็นอะไรที่ยากที่สุด มันต้องเกิดจากประสบการณ์เท่านั้นถึงจะวางแผนและคาดเดาเหตุการณ์ล่วงหน้าได้แม่นยำ การเป็น PM ที่เก่งกาจ มันต้องอาศัยทั้งศาสตร์และศิลป์ ศาสตร์คือ องค์ความรู้ที่ผ่านการทดลองและพิสูจน์แล้วว่าเป็นแนวทางปฎิบัติที่ดี โดยศาตร์ที่ผมอ้างอิงและศึกษาก็คือ PMBOK นี่แหละครับ แล้วเรื่องศิลป์มันคืออะไร ศิลป์ในที่นี้คือการฝึกฝน หรือทักษะให้เกิดความชำนาญ ซึ่งรวมๆแล้วทั้งศาสตร์และศิลป์มันก็คือประสบการณ์นั่นเอง



3) Execution Phase


ช่วงนี้เป็นช่วงที่เราต้องลงมือทำ ทำทุกอย่างให้เป็นไปตามแผน หากไม่ลงมือทำ แผนที่เราวางไว้ก็จะกลายเป็นแพลนนิ่ง นั่นเอง PM หลายท่านอาจเข้าใจผิดว่าในช่วงนี้อาจจะไม่เกี่ยวกับเรา เป็นหน้าที่ Engineer ซะมากกว่า จริงๆแล้วไม่ใช่ครับ


ผมขอยกตัวอย่าง ระหว่างกัปตันเรือ กับ ลูกเรือ ให้นึกภาพว่าเป็นเรือสำเภาโบราณก่อนนะครับ กัปตันเรือมีหน้าที่อะไรครับ แล้วลูกเรือมีหน้าที่อะไร กัปตันเรือมีหน้าที่ ที่ต้องมองไปข้างหน้า ควบคุมลูกเรือ กำหนดทิศทางที่จะไป ให้เป็นไปตามแผนการเดินเรือ รวมถึงคอยแก้ไขปัญหาอุปสรรคระหว่างทาง ที่สำคัญยังต้องเป็นคนตัดสินใจในบางเรื่องที่ลูกเรือตัดสินใจเองไม่ได้


ส่วนลูกเรือ เขาจะมองเฉพาะงานที่อยู่ตรงหน้าที่เขาต้องทำก่อน เช่น ต้องพายเรือ วันละ 8 ชม. ให้รักษาความเร็วที่ 10 km / hr.


ทีนี้พอมองภาพออกหรือยังครับว่า PM ต้องทำอะไรในช่วงนี้ ครับ แน่นอนคือ เราต้องพยายามให้ลูกทีมของเราดำเนินการเป็นไปตามแผนให้ใก้ลเคียงกับแผนมากที่สุด เมื่อก่อนผมเคยคิดนะครับ ว่าวันๆ PM ไม่เห็นจะทำอะไรเลย มีหน้าที่แค่ตามงานอย่างเดียว แต่ผมคิดผิดถนัดเลยครับ PM ที่ดีต้องคอยแก้ไขปัญหาอุปสรรคให้กับลูกทีมของเราอยู่ตลอด รวมถึงปรับเปลี่ยนแผนให้สอดคล้องกับสถาณ์การณ์ที่เกิดขึ้น


สำหรับเอกสารที่ใช้ในเฟสนี้ก็ได้แก่ Daily time sheet ครับ ให้ลูกทีมของเราบันทึกงานที่ทำในแต่ละวัน เพื่อที่เราจะไปใช้วิเคราะห์ต่อในเฟสของ Monitor & Control



ผมขอเสริมในส่วนของ การจัดการเรื่องคนในช่วง Execution Phase นะครับ ส่วนใหญ่แล้วถ้าเป็นงานโครงการ เรามักจะเจอเพื่อนร่วมงาน หรือ ลูกทีมของเราใหม่ๆอยู่เสมอ ดังนั้นมีความเป็นได้สูงเมื่อคนหลายคนมาอยู่ด้วยกันจะเกิดความขัดแย้งขึ้นในทีมได้ ดังนั้นต้องมีวิธีการรับมือเอาไว้แต่เนิ่นๆนะครับ เช่นอาจจะนัด meeting คุยกันทำความรู้จักกันก่อน แล้วบอกกฎกติกาในทีมที่ทุกคนยอมรับได้ร่วมกัน


อีกกรณีหนึ่ง คือคนที่เราอยากได้มาร่วมทีมแต่ไม่ได้ แต่ดันได้คนที่ไม่อยากได้มาแทน มีท่านใดเจอแบบผมบ้างไหมครับ การรับมือของผมมีดังนี้

  • จัดฝึกอบรมคนล่วงหน้าในงานที่เขาจะต้องทำ ขอย้ำนะครับ ควรฝึกอบรมอะไรเท่าที่จำเป็นเท่านั้น เพื่อให้เขาทำงานได้ เพราะเวลาของโครงการเรามีจำกัด

  • การแบ่งงาน กระจายงานให้เหมาะสมกับความสามารถ ตามคำคมที่ว่า Put the right man on the right job. นั่นคือ การวางคนให้เหมาะสมกับงานที่ทำ ก็จะช่วยให้ งานของเราสำเร็จได้ง่ายขึ้น

  • Connection หรือเส้นสายก็สำคัญ อย่ามองข้าม ผมกำลังจะบอกว่าถ้าเรา รู้ว่าลูกน้องคนไหนมีความสามารถ เราต้องรีบตีซี้หัวหน้าเขา หรือคนที่มีอำนาจตัดสินใจได้ โดยขอคนไว้ล่วงหน้ามาเข้าโปรเจคเราไว้ก่อน


4) Monitor & Controlling Phase


ในเฟสนี้ จริงๆแล้ว ผมว่ามันทำควบคู่ไปกับ Execution Phase นะครับไม่ใช่ว่าดำเนินงานให้เสร็จทั้งหมดแล้วถึงจะมาเริ่มทำ monitor & control


แล้ว Monitor กับ Control มันต่างกันยังไง ?


Monitor คือกระบวนการตรวจสอบ และติมตามงาน เทียบกับแผนงานที่เป็น Base line ที่เราได้วางแผนไว้นั่นเอง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเวลา ค่าใช้จ่าย การจัดซื้อจัดจ้าง


ยกตัวอย่างในโปรเจคที่ผมทำนะครับ ผมจะมีการตรวจเช็คอยู่ทุกวัน ว่าแต่ละวันลูกทีมของผม ทำTask งานไหน ใช้เวลาเท่าไหร่ และ มีความคืบหน้าของงานกี่ % โดยดูจาก Daily time sheet แล้วก็จะเอามาเทียบกับแผนที่เป็น base line อีกทีนั่นเอง



นอกจากนั้นยังจัดให้มีประชุมเป็น Daily meeting เพื่อรายงานความคืบหน้า เรื่องหลักๆที่รายงานก็จะเป็น งานเสร็จไปแล้วกี่ % มีปัญหาติดขัดอะไรไหม กรณีที่มีการ Delay เกิดขึ้นเราต้องพยายามขุดคุ้ยหาปัญหานั้นให้เจอแล้วรีบจัดการมัน ไม่อย่างนั้นแล้วปัญหาเหล่านั้นมันอาจจะลุกลามใหญ่โตจนยากเกินที่จะแก้ไข


สิ่งที่ควรระวังเลย คือความโปร่งใสในการรายงานของคนทีม บางคนรายงานเกินจริง พอถามก็บอกว่า on plan ไม่มีปัญหาอะไร แต่พอจะส่งงานจริงๆปรากฎว่ามีปัญหา หมกเม็ดไว้ไม่ยอมบอก เพราะกลัวโดนตำหนิ ดังนั้นข้อมูลที่เป็น actual ที่เกิดจากผู้ปฏิบัติงานเราจึงควรหมั่นตรวจสอบด้วยว่าข้อมูลที่เขารายงานเป็นจริงไหม ไม่ใช่ดูแต่ตัวเลขแต่ต้องตรวจสอบถึงผลลัพธ์ของมันด้วย

สรุปว่า การมอนิเตอร์ก็คือการเปรียบเทียบ Plan กับ Actual ว่ามีความแตกต่างกันมากน้อยแค่ไหน


ทีนี้ เรามาดูต่อที่ Control กระบวนการนี้เป็นการควบคุม และจัดการกับสิ่งที่มันเปลี่ยนไปจากแผนนั่นเอง จะเห็นว่า Monitor มันต้องควบคู่กับ Control เสมอเพราะถ้ามีแต่ Monitor แค่เปรียบเทียบวัดผลอย่างเดียว มันไม่ได้ช่วยให้โปรเจคเรากลับมา On plan เหมือนเดิมได้


ผมขอยกตัวอย่างในโครงการที่ผมทำ ว่าผม Control อย่างไร หลักๆแล้วผมจะ Control เรื่อง Scope , Quality และ Time สมมติว่าผมวางแผนไว้ว่า งาน A จะต้องเสร็จวันนี้หลังจาก Track Progress แล้วพบว่างาน Delay มา 2 วัน น้องในทีมบอกว่า ที่ Delay เพราะว่า มีงานที่อยู่นอกเหนือจากในแผน อาจจะมีติดปัญหาที่ต้องแทรกงานนั้นมาทำก่อน ถ้าคุณเจอสถานการณ์นี้จะทำอะไรก่อนอันดับแรกครับ


สำหรับผมเอง สิ่งแรกเราต้องรับฟังปัญหาของคนในทีมก่อนครับ แล้วตรวจสอบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น เมื่อเรารู้ที่มาของสาเหตุแล้ว เราอาจจะต้องมีการปรับแผนงานของเราเพื่อแก้ไข หรือ ป้องกัน โดยอาจต้องเพิ่ม Task ใหม่ขึ้นมา จัดสรรร Resource ให้เหมาะสม โดยยังคงสามารถรักษาเวลาเสร็จของโปรเจคไว้เหมือนเดิม ในกรณีที่ทำไม่ได้จริงๆ เราจะต้องมีการขอ Change request จาก คณะกรรมการที่มีอำนาจในการตัดสินใจ ซึ่งอาจจะเป็น Project Sponsor หรือ Customer ก็ได้ ใน PMBOK จะเรียกคนกลุ่มนี้ว่า Change control board.


สิ่งที่ยากของเฟสนี้ผมว่าน่าจะเป็นเรื่อง Control ว่าเราจะจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละเรื่องได้อย่างไร สำหรับตัวผมเองแล้ว เรื่องที่ผมไม่มั่นใจ ผมจะขอความคิดเห็นของคนในทีมและคนที่เกี่ยวข้องกับโปรเจคก่อน โดยให้แต่ละคนเสนอ Idea ข้อดีข้อเสีย มาเปรียบเทียบกัน แล้วโหวตว่าเราจะเลือกวิธีไหนที่จะไปต่อได้ โดยมีผลกระทบในเรื่อง Time , Cost , Quality น้อยที่สุด


5) Closing Phase


และแล้วก็มาถึงช่วงที่ใก้ลจะจบโครงการแล้วนะครับ ในช่วงนี้เป็น ช่วงที่เราต้องส่งมอบงาน ตามที่เราได้กำหนดไว้ในข้อเสนอโครงการ งานที่ส่งมอบต้องผ่านการตรวจสอบและตรวจรับจากลูกค้ามาแล้ว


เรื่องค่าใช้จ่ายใดๆที่เกิดขึ้นในโครงการ ก็ต้องสรุปและตรวจสอบความถูกต้องก่อนจะปิดโครงการ รวมถึงสัญญาการจัดซื้อจัดจ้าง ทั้งหลายต้องปิดให้เรียบร้อยก่อนจบโครงการ


อีกเรื่องนึงที่สำคัญเลย ก็คือเรื่องของ Lesson & Learn ที่หลายๆท่าน อาจมองข้าม Lesson & Learn มันก็คล้ายๆ สมุด Dairy ที่เล่าเรื่องราวของโครงการเรา ว่าเราเคยเจอปัญหาอะไรในระหว่างโครงการ และ เราฝันฝ่า แก้ไขอุปสรรคเหล่านั้นมาได้อย่างไร Lesson & Learn ที่ว่าไม่ใช่พึ่งมาทำเอาตอนจะปิดโครงการนะครับ เพราะว่าคุณอาจจะลืมไปแล้วว่าเคยมีปัญหาอะไร จัดการยังไงไป แนะนำว่าให้เริ่มบันทึกตั้งแต่เริ่มโครงการเลยครับ เพียงแต่ตอนท้ายโครงการใน Closing phase ค่อยนำมาสรุปอีกทีครับ



สิ่งสำคัญเลย Lesson & Learn มันจะไม่เกิดประโยชน์เลยถ้าไม่มีใครได้อ่านมัน คำถามคือแล้วเราจะได้ใช้มันตอนไหน?


คำตอบก็คือ เมื่อเริ่มต้นโครงการใหม่ หรือ เฟสใหม่ เราควรจะเข้าไปอ่านดู Lesson & Learn จากโครงการที่ผ่านมาซึ่งมีความคล้ายคลึงกัน มันจะช่วยให้คุณวางแผนได้รัดกุม มากขึ้น และไม่เดินผิดซ้ำตามรอยเดิม


จุดนี้เองที่ผมเห็นว่า PM ที่เก่งๆจะต้องรู้จักข้อผิดพลาดของตัวเองหรือคนในทีม แล้วหาวิธีการปรับปรุง เพื่อพัฒนาทักษะหรือการวางแผนให้ดียิ่งขึ้นสำหรับโครงการต่อๆไป


ขอทิ้งคำคมไว้นิดนึง


ไม่มีคนประสบความสำเร็จคนไหนที่ไม่เคยผิดพลาดมาก่อน ทุกคนต้องเรียนรู้ความผิดพลาดเหล่านั้นด้วยตนเอง และปรับปรุงแก้ไขไม่ให้เกิดซ้ำขึ้นอีก

เอาหละครับ ต้องขอขอบคุณ ทุกท่านที่ตั้งใจอ่านมาจนจบเรื่องได้นะครับ

ขอปรบมือให้เลย และหวังว่าสิ่งที่ผมเล่าจะนำไปเป็นประโยชน์กับการทำงานของทุกท่านได้นะครับ


หากท่านใดมีคำถามสงสัย หรือ อยากให้ผมแนะนำ ก็ เข้ากลุ่ม facebook PMP Thai ที่ link ด้านล่างแล้วเขียนคำถามทิ้งไว้ได้ครับ ยินดีให้คำแนะนำ และคำปรึกษาฟรีครับ. https://www.facebook.com/groups/204783553718900/

หลักสูตรเตรียมสอบ PMP: Project Management Professional รุ่นที่ 2

พิเศษ สมัครและชำระเงินภายในวันที่ 7 ก.ย. นี้รับส่วนลดทันที 10,000 บาท!


ดู 0 ครั้ง

© 2018 Moonlight Academy.